IRS: los registros que debes presentar en una auditoria tras la declaración de impuestos en Estados Unidos

Una auditoría del Servicio de Impuestos Internos (IRS) es un proceso mediante el cual la agencia gubernamental revisa los libros, cuentas y registros financieros de un individuo u organización. El objetivo principal de esta revisión es verificar la exactitud de la información declarada en los impuestos y asegurar que se ha cumplido adecuadamente con las leyes tributarias de Estados Unidos.

El IRS se comunica con los contribuyentes sobre una auditoría exclusivamente por correo, nunca inicia este proceso por teléfono. Durante la auditoría, la agencia solicitará documentos específicos para respaldar los ingresos, créditos o deducciones que un contribuyente haya reclamado en su declaración.

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¿Cuáles son los registros que los contribuyentes en Estados Unidos deben presentar en auditoría del IRS?

Durante una auditoría, el IRS solicitará documentación para comprobar los ingresos, créditos o deducciones que el contribuyente haya reclamado en su declaración. Estos documentos deben ser aquellos que ya utilizó para preparar la declaración original, por lo que no debería tener que crear nueva información. Cabe mencionar que nunca se deben enviar los registros originales; siempre se deben enviar copias.

• Recibos: Presentados por fecha, con notas que indiquen el propósito y su relación con el negocio. Pueden incluir recibos que comprueben el millaje.
• Facturas: Deben incluir el nombre de la persona u organización que recibe el pago, el tipo de servicio y las fechas de pago.
• Cheques Cancelados: Agrupados con copias de las facturas que pagaron y cualquier reembolso aplicable recibido del empleador.
• Papeles Legales: Incluyen documentos relacionados con juicios, divorcios (especialmente aquellos con acuerdos de custodia de hijos), defensa criminal o civil, adquisición de propiedad, o asesoramiento y preparación de impuestos, con una descripción del asunto y su relación con el negocio, crédito o deducción.
• Contratos de Préstamo: Copia del préstamo original, con nombres de prestatarios, ubicación de la propiedad, institución financiera prestataria, cantidad prestada, términos de pago y hoja de liquidación. Si es de una institución, estados de fin de año tributario que muestren los intereses pagados; si es de un beneficiario, una declaración que indique los intereses pagados y su información de contacto. Se debe proporcionar una explicación de cómo se gastó el dinero.
• Libros o Diarios: Pueden detallar fechas y destinos de viajes de negocio, propósito y millas recorridas. También pueden registrar ganancias o pérdidas de juegos de azar, fechas y ubicaciones, así como actividades y gastos de búsqueda de empleo.
• Boletos: Para viajes, deben indicar el propósito de negocio y agruparse con otros recibos del mismo viaje. Los boletos de lotería pueden ayudar a comprobar ganancias o pérdidas.
• Registros Médicos y Dentales: Incluyen estados de cuentas de ahorros médicos, copias de guías o estados que muestren políticas de beneficio y reintegro, declaraciones de médicos, registros de mejoras de capital por propósitos médicos (incluyendo tasaciones de propiedad antes y después), y contratos de cuidado de asistentes médicos.
• Documentos de Robo o Pérdida: Informes del seguro que detallen la naturaleza del daño, informes de policía o bomberos (si no hay seguro), fotos o videos del daño, formularios de tasación de peritos calificados que muestren el valor de la propiedad antes y después, y una breve explicación de la pérdida.
• Documentos de Empleo: Políticas sobre uniformes o vestimenta, requisitos de educación continua, estados de reintegro o políticas del W-2.
• Anexos K-1: Utilizados para declarar la parte correspondiente de cada accionista en los ingresos, pérdidas, deducciones y créditos de una sociedad anónima tipo S.
• Cuestionarios: Si la auditoría se realiza por correo, el IRS también puede solicitar que se complete un cuestionario.

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¿Cuáles son los métodos de selección para una auditoría?

El IRS utiliza varios métodos para seleccionar las declaraciones de impuestos que serán auditadas, y ser elegido no siempre indica un problema. Esta selección puede deberse a diferentes factores, algunos de los cuales se basan en algoritmos estadísticos y otros en la relación con otras declaraciones.

• Selección al azar y por computadora: El IRS selecciona declaraciones basándose en una fórmula estadística que compara su declaración de impuestos con "reglas" establecidas para declaraciones similares. Estas "reglas" se desarrollan a partir de auditorías de una muestra estadísticamente significativa de declaraciones elegidas al azar como parte del Programa de Investigación Nacional del IRS.
• Revisiones relacionadas: La declaración de un contribuyente puede ser seleccionada si existen problemas o transacciones que se relacionan con otros contribuyentes, como socios en un negocio o patrocinadores, cuyas declaraciones ya han sido seleccionadas para auditoría.

¿Qué pasa si el IRS encuentra errores en mi auditoría?

Cuando el IRS realiza una auditoría y determina que existen errores o discrepancias en la declaración de impuestos, la conclusión del proceso puede variar dependiendo de si el contribuyente está de acuerdo con los hallazgos.

• Acuerdo: Si el IRS propone cambios y el contribuyente entiende y está de acuerdo con ellos, se le solicitará firmar el informe de revisión o un formulario similar. Si se adeuda dinero, se informará sobre las diversas opciones de pago disponibles, las cuales se detallan en la Publicación 594, "El Proceso de Cobro del IRS".
• Desacuerdo: Si el IRS ha propuesto cambios y el contribuyente entiende pero está en desacuerdo con ellos, tiene varias opciones para impugnar la decisión. Puede solicitar una conferencia con un gerente del IRS, o bien, si hay tiempo suficiente antes de que expire el período de prescripción, puede optar por una mediación (Resolución Alternativa de Disputas, ADR por sus siglas en inglés) o presentar una apelación formal.
• Sin cambios: En este escenario, el contribuyente ha verificado todos los asuntos revisados durante la auditoría y esta no resulta en ningún cambio en la declaración de impuestos, lo que significa que no se encontraron errores significativos.

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