Formulario I-9 de USCIS 2025: el documento esencial que empleadores y empleados deben completar en Estados Unidos
El Formulario I-9, emitido por USCIS, es esencial para validar la identidad y autorización laboral de todos los empleados en EE. UU., sin distinción de nacionalidad.
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El Formulario I-9, emitido por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS), es un requisito obligatorio para verificar la identidad y autorización de empleo de todas las personas contratadas en el país. Su propósito es asegurar que solo las personas con permiso legal para trabajar puedan ser empleadas, independientemente de su nacionalidad o estatus migratorio.
Este documento es completado tanto por el empleado como por el empleador. Mientras que el trabajador debe proporcionar su información personal y declarar su estatus migratorio, el empleador tiene la obligación de verificar la autenticidad de los documentos presentados y conservar el formulario durante el tiempo requerido por la ley. No cumplir con este requisito puede generar sanciones para las empresas.
¿Quiénes deben completar el Formulario I-9?
De acuerdo con USCIS, todos los empleados contratados en Estados Unidos después del 6 de noviembre de 1986 deben completar el Formulario I-9, sin importar su ciudadanía o estatus migratorio. Esto aplica tanto a ciudadanos estadounidenses como a residentes permanentes e inmigrantes con autorización de trabajo. El documento debe llenarse dentro de los primeros tres días hábiles posteriores al inicio del empleo.
El empleador también tiene la responsabilidad de completar su parte del formulario. Debe examinar los documentos presentados por el trabajador para confirmar su identidad y autorización de empleo, asegurándose de que sean legítimos y no estén expirados. Además, es su deber conservar el Formulario I-9 durante el tiempo establecido por la ley y presentarlo si es solicitado por autoridades migratorias.
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¿Cuáles son los documentos válidos para el Formulario I-9?
Para cumplir con el Formulario I-9, los empleados deben presentar documentos que prueben tanto su identidad como su autorización de trabajo en Estados Unidos. Según USCIS, estos documentos se dividen en tres listas:
Lista A (prueba de identidad y autorización de empleo):
- Pasaporte de EE. UU. vigente
- Tarjeta de Residente Permanente (Green Card)
- Documento de Autorización de Empleo (EAD)
Lista B (prueba de identidad únicamente):
- Licencia de conducir estatal
- Tarjeta de identificación con foto emitida por el gobierno
- Tarjeta de identificación escolar con foto
Lista C (prueba de autorización de empleo únicamente):
- Tarjeta del Seguro Social sin restricciones
- Certificado de nacimiento de EE. UU.
- Documento emitido por DHS que autorice el empleo
El trabajador debe presentar un documento de la Lista A o una combinación de un documento de la Lista B y un documento de la Lista C para cumplir con los requisitos del formulario.
¿Cuáles son los plazos y responsabilidades de los empleadores?
El empleador debe asegurarse de que el Formulario I-9 se complete dentro de los primeros tres días hábiles posteriores al inicio del empleo. Si un trabajador no presenta los documentos requeridos en ese período, el empleador tiene el derecho de terminar la relación laboral.
Además, la empresa debe almacenar el Formulario I-9 durante tres años después de la contratación o un año después de la finalización del empleo, lo que sea más largo. También está obligada a presentar los formularios ante autoridades federales si son requeridos en auditorías o inspecciones migratorias. No conservar estos registros puede resultar en sanciones económicas y legales.
¿Qué pasa si un empleador no cumple con el Formulario I-9?
Si un empleador no completa, almacena o verifica adecuadamente el Formulario I-9, puede enfrentar multas que varían entre cientos y miles de dólares por cada infracción. Estas sanciones pueden aplicarse si la empresa contrata a trabajadores sin autorización de empleo o si no mantiene los formularios correctamente archivados.
Además de las multas económicas, los empleadores que no cumplan con las regulaciones pueden ser investigados por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y enfrentar acciones legales más severas, incluyendo la posibilidad de sanciones penales en casos de fraude o contratación intencional de trabajadores sin autorización. Mantener un cumplimiento estricto con el Formulario I-9 es esencial para evitar problemas legales y garantizar un ambiente laboral seguro y regulado.
