Errores comunes en el Formulario I-9: cómo evitar multas y cumplir con las normativas del USCIS

El Formulario I-9, conocido como "Verificación de Elegibilidad de Empleo", es un documento federal requerido por la Administración de Seguridad en el Transporte (USCIS) para verificar la identidad y la autorización de empleo de cada nuevo empleado en Estados Unidos. Según el USCIS, todos los empleadores deben completar y retener este formulario para cada persona que contraten después del 6 de noviembre de 1986.

Completar correctamente el Formulario I-9 es esencial para cumplir con las normativas federales y evitar sanciones. Errores en este formulario pueden resultar en multas significativas y complicaciones legales para los empleadores. Por lo tanto, es crucial entender los errores comunes y cómo evitarlos.

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¿Cuáles son los errores comunes en el Formulario I-9?

Según el USCIS, los errores más frecuentes incluyen:

• Sección 1: Información del Empleado
• No completar el nombre completo, otros apellidos utilizados, dirección o fecha de nacimiento.
• No ingresar el número de registro de extranjero (A-Number) o número de admisión del Formulario I-94 cuando se selecciona "Extranjero autorizado para trabajar hasta".
• No firmar ni fechar la certificación.
• No completar la Sección 1 antes del primer día de empleo.
• Marcar múltiples casillas en la sección de estatus de ciudadanía o inmigración.
• Sección 2: Revisión y Verificación por Parte del Empleador
• No completar la sección dentro de los tres días hábiles posteriores al primer día de empleo del empleado.
• No registrar correctamente la información de los documentos presentados por el empleado.
• No firmar ni fechar la certificación del empleador.

¿Cómo evitar multas por error en el Formulario I-9?

Para minimizar el riesgo de sanciones, considere las siguientes prácticas:

• Capacitación continua: Asegúrese de que el personal encargado de completar y revisar los Formularios I-9 esté bien capacitado y actualizado sobre las últimas regulaciones y versiones del formulario.
• Uso de sistemas electrónicos confiables: Implementar sistemas electrónicos de cumplimiento del I-9 puede ayudar a reducir errores, ya que muchos incluyen controles integrados que alertan sobre campos incompletos o información inconsistente.
• Auditorías internas periódicas: Realice revisiones regulares de los Formularios I-9 para identificar y corregir posibles errores antes de una inspección por parte de las autoridades.
• Corrección adecuada de errores: Si se detecta un error, corríjalo de inmediato siguiendo las directrices del USCIS. Para la Sección 1, el empleado debe realizar las correcciones; para la Sección 2, es responsabilidad del empleador. En ambos casos, se debe trazar una línea sobre la información incorrecta, ingresar la correcta, y añadir las iniciales y la fecha junto a la corrección.

Normas a cumplir para completar correctamente el Formulario I-9

Según el USCIS, al completar el Formulario I-9, se deben seguir las siguientes normas:

• Sección 1: Información del Empleado
• El empleado debe completar y firmar esta sección a más tardar el primer día de empleo.
• Debe proporcionar su nombre completo, otros apellidos utilizados, dirección, fecha de nacimiento y estatus de ciudadanía o inmigración.
• Si es extranjero autorizado para trabajar, debe ingresar su número de registro de extranjero (A-Number) o número de admisión del Formulario I-94.
• Sección 2: Revisión y Verificación por Parte del Empleador
• El empleador debe completar esta sección dentro de los tres días hábiles posteriores al primer día de empleo del empleado.
• Debe revisar los documentos presentados por el empleado y registrar la información de los documentos en la Sección 2.
• Debe firmar y fechar la certificación del empleador.

Para obtener información más detallada y actualizada sobre cómo completar correctamente el Formulario I-9, se recomienda consultar el Manual para Empleadores: Guía para Completar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo.