Errores comunes en el Formulario I-9: cómo evitar multas y cumplir con las normativas del USCIS
El Formulario I-9, requerido por USCIS, es esencial para verificar la identidad y autorización de empleo de nuevos empleados en Estados Unidos desde 1986.
El Formulario I-9, conocido como "Verificación de Elegibilidad de Empleo", es un documento federal requerido por la Administración de Seguridad en el Transporte (USCIS) para verificar la identidad y la autorización de empleo de cada nuevo empleado en Estados Unidos. Según el USCIS, todos los empleadores deben completar y retener este formulario para cada persona que contraten después del 6 de noviembre de 1986.
Completar correctamente el Formulario I-9 es esencial para cumplir con las normativas federales y evitar sanciones. Errores en este formulario pueden resultar en multas significativas y complicaciones legales para los empleadores. Por lo tanto, es crucial entender los errores comunes y cómo evitarlos.
¿Cuáles son los errores comunes en el Formulario I-9?
Según el USCIS, los errores más frecuentes incluyen:
- Sección 1: Información del Empleado
- No completar el nombre completo, otros apellidos utilizados, dirección o fecha de nacimiento.
- No ingresar el número de registro de extranjero (A-Number) o número de admisión del Formulario I-94 cuando se selecciona "Extranjero autorizado para trabajar hasta".
- No firmar ni fechar la certificación.
- No completar la Sección 1 antes del primer día de empleo.
- Marcar múltiples casillas en la sección de estatus de ciudadanía o inmigración.
- Sección 2: Revisión y Verificación por Parte del Empleador
- No completar la sección dentro de los tres días hábiles posteriores al primer día de empleo del empleado.
- No registrar correctamente la información de los documentos presentados por el empleado.
- No firmar ni fechar la certificación del empleador.
¿Cómo evitar multas por error en el Formulario I-9?
Para minimizar el riesgo de sanciones, considere las siguientes prácticas:
- Capacitación continua: Asegúrese de que el personal encargado de completar y revisar los Formularios I-9 esté bien capacitado y actualizado sobre las últimas regulaciones y versiones del formulario.
- Uso de sistemas electrónicos confiables: Implementar sistemas electrónicos de cumplimiento del I-9 puede ayudar a reducir errores, ya que muchos incluyen controles integrados que alertan sobre campos incompletos o información inconsistente.
- Auditorías internas periódicas: Realice revisiones regulares de los Formularios I-9 para identificar y corregir posibles errores antes de una inspección por parte de las autoridades.
- Corrección adecuada de errores: Si se detecta un error, corríjalo de inmediato siguiendo las directrices del USCIS. Para la Sección 1, el empleado debe realizar las correcciones; para la Sección 2, es responsabilidad del empleador. En ambos casos, se debe trazar una línea sobre la información incorrecta, ingresar la correcta, y añadir las iniciales y la fecha junto a la corrección.
Normas a cumplir para completar correctamente el Formulario I-9
Según el USCIS, al completar el Formulario I-9, se deben seguir las siguientes normas:
- Sección 1: Información del Empleado
- El empleado debe completar y firmar esta sección a más tardar el primer día de empleo.
- Debe proporcionar su nombre completo, otros apellidos utilizados, dirección, fecha de nacimiento y estatus de ciudadanía o inmigración.
- Si es extranjero autorizado para trabajar, debe ingresar su número de registro de extranjero (A-Number) o número de admisión del Formulario I-94.
- Sección 2: Revisión y Verificación por Parte del Empleador
- El empleador debe completar esta sección dentro de los tres días hábiles posteriores al primer día de empleo del empleado.
- Debe revisar los documentos presentados por el empleado y registrar la información de los documentos en la Sección 2.
- Debe firmar y fechar la certificación del empleador.
Para obtener información más detallada y actualizada sobre cómo completar correctamente el Formulario I-9, se recomienda consultar el Manual para Empleadores: Guía para Completar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo.
