¿Qué es la caja chica de un ministerio y en qué ocasiones se debe utilizar este dinero?

El ministro de Defensa, José Luis Gavidia, se encuentra nuevamente bajo cuestionamientos luego de que se conociesen los gastos que realizó para organizar almuerzos de trabajo con fondos de la caja chica del Mindef, algunos de ellos con productos alimenticios provenientes de exclusivos restaurantes de la capital. Ante este panorama, viene a bien preguntarse qué es la caja chica de un ministerio y en qué ocasiones se debe utilizar ese dinero.

En diálogo con La República, el exvicecontralor Pablo Castañeda explicó más sobre el tema. “Existen las normas generales de tesorería en que se establecen dos tipos de fondos: uno de caja chica y otra que se llama fondos para pagos en efectivo. El de la caja chica, así como su nombre lo dice, es para los gastos menores. (…) El monto (máximo) de la caja chica depende de la institución”, detalló.

En cuanto a las directivas establecidas en el mismo reglamento del Ministerio de Defensa, se especifica que el monto máximo para cada pago a cargo del fondo para caja chica no debe exceder el 20% de una Unidad Impositiva Tributaria (UIT), la cual actualmente está fijada en S/ 4.600. También se advierte que, en caso de que existan razones justificadas, esto se amplía hasta el 90% de una UIT.

En cuanto a quienes resultan responsables del manejo de los fondos de la caja chica, se dispone que el director general de Administración de la entidad tiene responsabilidad sobre los mismos. Y delega el trabajo a la Dirección de Tesorería, quienes son los encargados directos de autorizar los pagos. Estos montos se hacen efectivos a través de la entrega de un vale provisional autorizado.

En tanto, se establece que los servidores designados al manejo del fondo para caja chica del Mindef son los responsables de revisar los documentos que sustentan los gastos y que estos cumplan con lo establecido en el Reglamento de Comprobantes de Pago emitido por la Sunat. Para ello, se verifican facturas, boletas de venta, recibo por honorarios electrónicos, tickets y otro tipo de documentos.

En cuanto a los gastos que un funcionario puede realizar con dinero proveniente de la caja chica, sí se contempla el concepto de alimentación, pero Pablo Castañeda advirtió que los montos deben seguir un criterio de “pulcritud” que resguarde la imagen de la institución.

“Lo que tiene que haber es el respectivo criterio, en las directivas se establecen gastos que pueden ser permitidos a ejecutarse. (…) Obviamente que se tiene que reflejar la pulcritud, la dignificación del funcionario para que sea un gasto de acuerdo a la investidura y que no sea mostrado al público como excesivo”, ahondó.

Finalmente, la entidad encargada de disponer los montos pertenecientes a las cajas chicas de los ministerios de Estado es el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF). Esta institución señala que los dispendios por caja chica deben ser “destinados únicamente a gastos menores que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no puedan ser debidamente programadas”.

Gavidia y los gastos de la caja chica del Mindef

El último domingo 7 de agosto, “Punto final” dio cuenta sobre que el titular de Defensa, José Luis Gavidia, habría realizado gastos excesivos en perjuicio de la caja chica del Mindef. A pesar de que la norma permite que un ministro de Estado use montos provenientes de fondos públicos para la adquisición de productos inmediatos no programados, se habrían emitido pagos para organizar almuerzos de trabajo en exclusivos restaurantes de la capital.

En la tarde del 31 de marzo, el ministro José Luis Gavidia consigna una cena de trabajo en el Centro Naval del Perú entre altos funcionarios del Mindef y representantes de las Fuerzas Armadas. El bufet criollo para 10 personas tuvo un costo por S/ 1.250. En tanto, el 11 de abril se dispuso de S/ 790 para otro bufet, pero no se especifican los motivos de la reunión.

El 6 de junio, Gavidia consigna un almuerzo de trabajo con el secretario general del Mindef, pero para la supuesta reunión se pide solo un plato por el valor de S/ 65. Se trata de un lenguado a la plancha con ensalada, yucas y una jarra de chicha morada. También se registran gastos de milhojas por S/ 41,90 y una cena en el restaurante El Hornero por el importe de S/ 452,50. Igualmente, se contabiliza un pago de S/ 83 en Long Horn.

El 2 de junio, el funcionario sostuvo un almuerzo de trabajo en el restaurante ubicado en el Círculo Militar. Sin embargo, ese mismo día se registra en la institución que José Luis Gavidia se encontraba de viaje en Amazonas. Posteriormente, desde el Ministerio de Defensa intentaron justificar lo ocurrido alegando que se pidió la comida para llevar porque el ministro llegaría en las próximas horas. Se plasmó un gasto de S/ 45.