Conoce las 5 funciones de Excel que debes dominar sí o sí, según Harvard
Excel ofrece más de 500 funciones diseñadas para mejorar la experiencia del usuario y adaptarse a distintas necesidades. Sin embargo, un artículo de Harvard da a conocer las funciones esenciales que toda persona debería saber.
Desde su lanzamiento en 1982, Excel, el programa de hojas de cálculo de Microsoft, se ha convertido en una herramienta fundamental. Originalmente conocido como Multiplan, este software ha evolucionado considerablemente y es indispensable en diversos sectores, especialmente en negocios y marketing. Aunque ofrece más de 500 funciones, un artículo de Harvard Business Review destaca cinco principales que son sencillas de aprender y pueden mejorar significativamente tu eficiencia en diversas tareas.
Ctrl Z / Ctrl Y
La función de deshacer (Ctrl + Z) es esencial en Excel, al igual que en muchos otros programas. Permite revertir errores recientes de manera rápida y eficaz. Sin embargo, hay momentos en los que necesitas rehacer una acción deshecha, para lo cual se utiliza el comando Ctrl + Y. Aprender a manejarlos puede ahorrarte tiempo y evitar frustraciones.
Insertar varias filas
Esta herramienta es ideal para añadir varias filas a una tabla de Excel, ya que hacerlo individualmente requiere mucho tiempo y esfuerzo. Para usarla, emplea el atajo de teclado (Ctrl + Shift + +), selecciona cuántas filas deseas agregar y haz clic derecho para insertarlas. También puedes utilizar el comando insertar filas de hoja después de elegir las filas necesarias.
Una de las funciones principales en Excel es insertar filas de hoja. Foto: Just EXW
Suma rápida
Sumar rápidamente una fila o columna es una de las primeras habilidades que se adquieren en Excel. Utiliza el atajo Ctrl + Shift + = para activar la función de autosuma en segundos. Esta herramienta es especialmente útil cuando trabajas con grandes conjuntos de datos y necesitas realizar cálculos de manera eficiente.
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Eliminar duplicados
Eliminar valores duplicados en un conjunto de datos es una tarea común e indispensable para mantener la precisión y la integridad. La Universidad de Harvard recomienda copiar la información que deseas limpiar en otra hoja antes de realizar dicha acción. Para llevarlo a cabo, selecciona la tabla, ve a la pestaña datos y haz clic en quitar duplicados. Excel te permitirá elegir la columna a la que aplicarás el cambio, y conservarás solo el primer valor que aparece.
Relleno rápido
El relleno rápido es una herramienta avanzada que permite al programa identificar tendencias en tu trabajo y llenar automáticamente celdas basándose en ellas. Para activarlo, puedes usar el atajo Ctrl + E o ir a la pestaña datos y elegir relleno rápido. Si no encuentras esta opción, ve a opciones avanzadas y habilita el relleno rápido automático. Esta característica es especialmente útil para labores repetitivas y puede ahorrar una cantidad considerable de tiempo.
Así se ve la opción de relleno rápido en Excel. Foto: Teformas
¿Cuáles son los elementos básicos de Excel?
Además de las funciones mencionadas, es importante familiarizarse con los elementos básicos de Excel, que facilitan su uso diario:
- Hoja de trabajo: el área principal donde se ingresan y manipulan los datos.
- Filas y columnas: las estructuras horizontales y verticales que organizan los datos.
- Celdas: las unidades individuales de una hoja de trabajo donde se ingresan datos.
- Barra de herramientas: contiene accesos directos a diversas funciones y comandos.
- Barra de fórmulas: en las cuales se ingresan y editan las fórmulas.
- Cinta de opciones: ofrece acceso a todas las funcionalidades de Excel.
- Etiqueta de hojas: permite navegar entre diferentes hojas de trabajo dentro de un mismo archivo.
- Cuadro de nombres: muestra la referencia de la celda activa y permite nombrar rangos de celdas para facilitar su identificación.