Formulario I-9 del USCIS en EEUU: requisitos clave y documentos necesarios para trabajar legalmente este 2025

Trabajar legalmente en Estados Unidos requiere más que solo una oferta de empleo. El gobierno federal exige a todos los empleadores completar el Formulario I-9, una herramienta clave para comprobar la identidad y autorización laboral de cada nuevo empleado. Esta medida forma parte del cumplimiento obligatorio de la Ley de Reforma y Control de Inmigración.

Desde su implementación, el formulario se ha convertido en un documento esencial para empleadores y trabajadores. En 2025, el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS) mantiene vigente la última versión del I-9, que incluye pautas claras sobre los documentos aceptables y el proceso a seguir para cumplir con esta obligación legal.

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¿Qué es el Formulario I-9 del USCIS y por qué es obligatorio?

El Formulario I-9 del USCIS es un documento que todo empleador en Estados Unidos debe completar y conservar para verificar que cada trabajador contratado esté autorizado para desempeñar labores en el país. Este requisito aplica a ciudadanos estadounidenses y extranjeros por igual. El formulario consta de varias secciones que deben llenarse durante el proceso de contratación, dentro de los plazos establecidos por la ley.

La normativa obliga al empleador a revisar personalmente los documentos que el trabajador presenta como prueba de su identidad y permiso para laborar. También se exige mantener el formulario archivado durante un periodo determinado y mostrarlo ante autoridades como el Departamento de Seguridad Nacional, si así lo solicitan. El incumplimiento puede conllevar sanciones severas.

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Documentos aceptables para verificar identidad y autorización laboral

Para completar el Formulario I-9, el trabajador debe presentar documentos originales y vigentes que prueben tanto su identidad como su elegibilidad para trabajar. El USCIS organiza estos documentos en tres listas:

• Lista A: Acredita identidad y autorización de empleo. Incluye pasaportes de EE. UU., tarjetas de residente permanente, documentos de autorización de empleo y pasaportes extranjeros con visados válidos.
• Lista B: Prueba únicamente la identidad. Contempla licencias de conducir con fotografía, tarjetas de identificación emitidas por gobiernos estatales y carnés escolares válidos para menores.
• Lista C: Verifica autorización laboral exclusivamente. Se acepta la tarjeta del Seguro Social (sin restricciones), certificados de nacimiento emitidos por EE. UU. y reportes consulares de nacimiento en el extranjero.

El empleador debe inspeccionar visualmente estos documentos, asegurarse de su validez y registrar la información con precisión en el formulario.

Plazos, conservación y reverificación del Formulario I-9

La ley establece tiempos estrictos para completar el proceso. El trabajador debe llenar la Sección 1 del I-9 en su primer día laboral, mientras que el empleador tiene tres días hábiles para completar la Sección 2. Si se produce una interrupción en el empleo o expira la autorización de trabajo, se activa la necesidad de completar el Suplemento B, correspondiente a la reverificación.

Los empleadores deben conservar el Formulario I-9 durante tres años desde la fecha de contratación o por un año después de que el empleado deje el puesto, lo que ocurra más tarde. Es fundamental archivar este documento adecuadamente y mantenerlo accesible en caso de inspección por parte de autoridades federales.