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Facturas electrónicas: ¿cómo emitirlas correcta y eficientemente?

La factura electrónica tiene una serie de ventajas sobre la física, que benefician a las empresas. La principal está en el costo que tiene cada documento generado.

Al menos 59 observaciones fueron tipificadas por la SUNAT como errores frecuentes en la facturación electrónica. Foto: difusión
Al menos 59 observaciones fueron tipificadas por la SUNAT como errores frecuentes en la facturación electrónica. Foto: difusión
La República

Las facturas electrónicas son un comprobante de pago que surge por una iniciativa de la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT) en el 2012, pensando en el contribuyente y en la facilidad que podría tener una empresa al optar por este proceso de negocio. A la fecha aproximadamente 300.000 empresas son emisores electrónicos.

¿Qué beneficios trae la facturación electrónica?

La facturación electrónica trae muchos beneficios para una empresa como la transformación digital, que es un proceso rápido, seguro y barato Se puede implementar en menos de 24 horas, teniendo acceso a la emisión de los comprobantes desde cada negocio a nivel nacional.

A diferencia de la factura física, la facturación electrónica facilita el trabajo, ayuda a evitar multas y ahorra costos. Además, que toda la información se almacena en la nube para que la Sunat lo tenga siempre disponible sin perder los documentos.

¿Qué errores se han descubierto al momento de emitir una factura electrónica?

Al menos 59 observaciones fueron tipificadas por la SUNAT como errores frecuentes en la facturación electrónica. Entre ellos está la digitalización incorrecta de los documentos o la no inclusión de información en todos los campos. Estos desaciertos impiden su validación tanto por la misma SUNAT como por los operadores de servicios electrónicos (OSE).

¿Cómo emitir de forma correcta y eficiente una factura electrónica?

Juan Guillén, director gerente de CONTA PERÚ, nos brinda algunas recomendaciones al momento de emitir facturas electrónicas para no tener errores:

  • Crear una factura eficaz: asegurándonos de que las facturas de nuestra empresa sean claras, precisas, detalladas y fáciles de comprender. Cada documento debe incluir el importe exacto, número de orden de compra, nombre y domicilio del cliente, así como el nombre, domicilio y número de identificación de tu empresa.
  • Capacitar al equipo: Guillén indica que es importante involucrar a toda la empresa en la implantación de la factura electrónica para aprovechar los beneficios y soluciones que ofrece, como la mejora de la productividad y la mayor rapidez en generar un comprobante al momento del pago.
  • Enviar las facturas sin demora: cuanto más rápido se envíen las facturas, menos se demorarán los pagos en llegar. Lo recomendable de enviar es uno o dos días de la entrega del producto o servicio, precisa el gerente de CONTA PERÚ.
  • Enviar la factura a la persona indicada: es recomendable hablar directamente con el cliente y preguntarle a quién debemos enviar la factura. Si enviamos la factura al departamento contable del cliente, enviemos una copia a un contacto directo y hagamos el seguimiento con una llamada telefónica.
  • Realizar un seguimiento: una confirmación rápida dentro del sistema de facturación puede ayudarnos a saber que la factura fue recibida y está siendo procesada. En caso de que el pago no se realice en la fecha adecuada, debemos comunicarnos con el encargado de supervisar.
  • Elegir un buen proveedor: y así implementar de manera correcta la facturación electrónica o iniciar el proceso de migración a este sistema. Se recomienda trabajar con un Proveedor de Servicios Electrónicos autorizado por la Sunat.

¿Cómo trabajar la facturación electrónica en una empresa?

Juan Guillén indica que muchos de estos beneficios se pueden encontrar en un software de planificación empresarial como ERP Contanet, por ejemplo. Por eso recomienda que todas las empresas peruanas cuenten con uno, de manera que optimicen sus procesos y reduzcan las probabilidades de errores.